Kopirni stroji predstavljajo eno izmed možnosti za kopiranje dokumentov v pisarnah. Pri tem pa je le malo takšnih podjetij, ki za potrebe fotokopiranja potrebujejo tako zmogljive stroje, katere običajno uporabljajo v fotokopirnicah, kjer na dnevni ravni skopirajo na tisoče dokumentov.
Za podjetja je iz stroškovnega vidika mnogo boljša izbira, če uporabljajo multifunkcijske naprave, ki združujejo še druge funkcije na enem mestu. Te funkcije vključujejo dvostransko barvno tiskanje, skeniranje in pošiljanje faksa. Poleg tega pa omogočajo enako kakovost in hitrost kopiranja dokumentov, kot to nudijo naprave za fotokopiranje.
Kopirni stroji s tiskalnikom, faksom in skenerjem
Največkrat je tako, da delavci v pisarnah potrebujejo za svoje delo različne funkcije, kot je tiskanje, fotokopiranje, skeniranje in pošiljanje faksa. Malo verjetno je, da bi podjetje potrebovalo le napravo za kopiranje, brez da bi pri tem še tiskalo in skeniralo dokumente. Če podjetje kupi ali najame le kopirni stroj, tedaj mora kupiti ali najeti tudi druge posamične naprave, kot je printer, naprava za faks in skener.
Veliko bolj priročna ter časovno in stroškovno učinkovita je možnost, da podjetje za vse naštete funkcije uporablja napravo, ki nudi izvajanje opravil na enem mestu. Tako multifunkcijske naprave omogočajo, da se na isti lokaciji oziroma napravi izvedejo opravila skupaj s tiskanjem, kopiranjem, pošiljanjem faksa in skeniranjem vred.
Fotokopiranje dokumentov na napravi v fotokopirnici
Če ima podjetje v pisarni le tiskalnik, ki ne omogoča kopiranja dokumentov, tedaj morajo delavci nositi dokumente v fotokopirnico. Storitve kopiranja v fotokopirnici so drage, poleg tega pa morajo delavci narediti dolgo pot, da pridejo do ponudnika in tam čakati, dokler se dokumenti ne skopirajo.
Ta možnost predstavlja stroškovno in časovno neučinkovito izbiro. V tem primeru je zato bolje kupiti ali najeti kopirni stroj. Pri tem pa najboljšo izbiro predstavlja cenovno ugoden mesečni najem multifunkcijske naprave.
Najem multifunkcijskega stroja za kopiranje dokumentov
Najem multifunkcijske naprave predstavlja najbolj učinkovito rešitev za podjetja, ki želijo pri stroških tiskanja in kopiranja dokumentov privarčevati. Pri tem naprave za tiskanje, kopiranje, skeniranje in pošiljanje faksa predstavljajo idealno alternativo, saj kopirni stroji nudijo le funkcijo fotokopiranja.
V fiksno mesečno najemnino uporabe multifunkcijske naprave so zajeti tudi stroški kartuš in servisna popravila. Da bi podjetje lahko proces tiskanja in kopiranja povsem optimiziralo, so na voljo različni paketi za najem naprave.
